Importer un fichier de restaurants dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce)

Acheter un fichier de restaurants n'est que la moitié du travail. L'autre moitié se joue à l'import : c'est là qu'on crée des doublons, qu'on perd la moitié des colonnes faute de propriétés adaptées, et qu'on efface la traçabilité qui rend la prospection conforme. Ce guide reprend le processus étape par étape, avec les spécificités de HubSpot, Pipedrive et Salesforce.

Étape 1 : préparer le fichier avant l'import

Cinq contrôles à faire dans le tableur, avant de toucher au CRM.

• Encodage et séparateur. Un CSV en UTF-8, séparateur virgule ou point-virgule selon votre région. Ouvrez le fichier dans un éditeur de texte pour vérifier que les accents ne sont pas cassés.
• Une ligne d'en-tête claire. Renommez les colonnes en libellés courts et sans espace superflu : raison_sociale, enseigne, siret, email, telephone, type_cuisine, etc. La liste complète des champs livrés est sur la page données incluses.
• Dédoublonnage à la source. Supprimez les doublons sur le SIRET (14 chiffres), pas sur le nom : deux restaurants peuvent porter la même enseigne. Un tri par SIRET puis une fonction de détection des doublons suffit.
• Normalisation des contacts. Téléphones au format +33 1 23 45 67 89 ou 01 23 45 67 89 de façon homogène. E-mails en minuscules, sans espace. Retirez les adresses manifestement invalides.
• Deux colonnes de traçabilité. Ajoutez source_donnees (« Base-Restaurants.fr ») et date_import (la date du jour). Vous en aurez besoin pour la conformité et pour les futures mises à jour.

Étape 2 : cartographier les champs

Un fichier de restaurants mélange deux natures d'information : l'entreprise (raison sociale, SIRET, adresse, type de cuisine, effectif, note) et le contact (e-mail, téléphone). Les trois CRM distinguent ces deux objets : sociétés/entreprises d'un côté, contacts/personnes de l'autre. Prévoyez donc deux jeux de colonnes et le lien entre les deux.

La plupart des champs n'existent pas par défaut dans un CRM. Créez les propriétés personnalisées nécessaires avant l'import :

• Sur l'entreprise : SIRET, code APE, type de cuisine, tranche d'effectif, note moyenne, nombre d'avis, source des données, date d'import.
• Sur le contact : type d'adresse (générique ou nominative), consentement ou base légale, date d'import.

Choisissez le bon type de champ (texte, liste déroulante, nombre) : le type de cuisine gagne à être une liste déroulante pour segmenter ensuite, comme sur nos 18 catégories.

Étape 3 : définir la clé de dédoublonnage

C'est le point qui évite d'écraser ou de dupliquer des fiches existantes.

• HubSpot dédoublonne les contacts sur l'e-mail et les entreprises sur le nom de domaine. Si vos restaurants n'ont pas de site web, importez d'abord les entreprises avec une propriété unique (le SIRET) et utilisez-la comme identifiant de déduplication.
• Pipedrive détecte les doublons sur le nom de la personne et de l'organisation. Activez la fusion des doublons à l'import et vérifiez le rapport après coup.
• Salesforce s'appuie sur des règles de correspondance (matching rules) et des règles de doublon (duplicate rules). Créez une règle de correspondance sur le SIRET (champ personnalisé, marqué unique) avant tout chargement.

Dans tous les cas : faites un import test sur 50 lignes (par exemple votre échantillon gratuit) avant de charger le fichier complet.

Étape 4 : l'import, CRM par CRM

HubSpot

• Menu Contacts ou Entreprises puis Importer. Choisissez « Plusieurs fichiers avec des associations » pour charger entreprises et contacts liés en une fois, avec une colonne commune (le SIRET) servant de clé d'association.
• À l'écran de correspondance, mappez chaque colonne vers la propriété créée à l'étape 2. HubSpot signale les colonnes non mappées : ne les ignorez pas à la légère.
• Renseignez la propriété « Source d'origine » sur Import hors ligne et ajoutez une étiquette d'import pour retrouver le lot.
• Après import, créez une liste active par segment (zone, type de cuisine) plutôt que de tout mettre dans une seule séquence.
• Documentation : Importer des fiches d'informations dans HubSpot.

Pipedrive

• ... (menu profil) puis Importer des données puis Depuis une feuille de calcul.
• Pipedrive crée des Organisations, des Personnes et peut générer des Prospects ou des Affaires. Pour une base de prospection, importez organisations et personnes, sans créer d'affaire à ce stade.
• Mappez les colonnes ; les champs non standard doivent avoir été créés comme champs personnalisés au préalable.
• Utilisez les libellés (organisation) pour marquer le segment et la source.
• Vérifiez le rapport d'import : lignes ajoutées, fusionnées, ignorées.
• Documentation : Importing data into Pipedrive.

Salesforce

• Jusqu'à environ 50 000 lignes : l'Assistant d'import de données (Data Import Wizard), qui gère Comptes et Contacts et respecte les règles de doublon.
• Au-delà, ou pour un chargement récurrent : Data Loader, en mode upsert avec le SIRET comme identifiant externe.
• Créez d'abord les champs personnalisés sur Compte et Contact, et un champ Identifiant externe unique pour le SIRET.
• Renseignez la source (Lead Source ou un champ dédié) et un champ date d'import.
• Documentation : Data Import Wizard.

Étape 5 : segmenter après l'import

Une base chargée en vrac ne sert à rien. Découpez immédiatement selon les axes utiles à vos campagnes :

• Zone géographique : département ou région, pour adapter le message et cadencer les envois (voir villes et départements).
• Type de cuisine : un argumentaire pour une pizzeria n'est pas celui d'un restaurant gastronomique.
• Présence d'un e-mail : isolez les fiches sans e-mail pour un traitement téléphonique.
• Tranche d'effectif : distinguer l'indépendant du groupe multi-établissements.

Pour la mise en oeuvre des campagnes elles-mêmes, voir le guide campagne d'e-mailing pour les restaurants.

Étape 6 : conformité et traçabilité

La prospection B2B par e-mail repose sur l'intérêt légitime, à condition de pouvoir justifier l'origine des données et d'offrir un lien de désinscription. Concrètement, dans le CRM :

• Conservez sur chaque fiche la source, la date d'import et la base légale (les propriétés de l'étape 2).
• Importez le fichier d'opposition livré avec votre base dans une liste de suppression, et excluez-la de tout envoi.
• Marquez les adresses nominatives (prenom.nom@) pour leur appliquer un traitement distinct des adresses génériques.

Le détail des obligations est dans notre guide RGPD et prospection B2B des restaurants et sur la page conformité RGPD.

Import manuel ou via API ?

Un import CSV convient pour un chargement ponctuel. Si vous devez rafraîchir la base chaque trimestre ou synchroniser en continu, une API évite de rejouer tout le mapping à chaque fois : vous récupérez les fiches au format JSON et un script les met à jour par upsert sur le SIRET. L'accès API est décrit dans l'article accès API et format JSON, et le choix entre les deux approches dans le guide CSV, Excel ou API.

En bref

• Nettoyez et dédoublonnez le fichier sur le SIRET avant de toucher au CRM.
• Créez les propriétés personnalisées et distinguez l'objet entreprise de l'objet contact.
• Fixez la clé de déduplication propre à votre CRM et testez sur 50 lignes.
• Segmentez dès l'import : zone, cuisine, présence d'e-mail, effectif.
• Gardez source, date et base légale sur chaque fiche, et chargez le fichier d'opposition en liste de suppression.

Les noms de produits et de menus des CRM cités peuvent évoluer. Cet article a une vocation informative et ne constitue pas un conseil juridique.